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把纸质资料装入透明文件夹

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发表于 2017-12-21 20:55:41 | 显示全部楼层 |阅读模式
如今电脑办公越来越普及,那么纸质资料是不是可以被取代了?答案肯
定是不可以,因为尽管电脑极为便利,但是纸质资料的部分优势仍是不可比拟
的。其中之一就是可视性强。有些文件太大,无法用有限的电脑屏幕阅览,纸
质资料却能一览无遗。此外,想看纸质资料的时候可以立刻拿出来阅览,电子
文件则还要等待电脑开机。所以,对于那些正在进行的项目,我们还是需要保
存一份纸质资料,这样对于我们工作的进展会有很重要的作用,可以说能够减
少时间浪费、提高工作效率
那么,对于正在利用中的那些纸质资料我们该如何整理、方便随时找到
呢?下面我们将介绍一种比较实用的整理方法:将纸质资料放入透明的文件
袋,并标注日期做好排序。相信这种方法会给我们的工作带来极大的便利。
其实这种方法是非常简单易学的,只不过是我们平日里没有养成这种归类
整理的习惯罢了。具体做法就是将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透
明文件夹中,在文件夹右上角注明日期和项目名称,然后将最近使用过的文件
夹都排在前面就可以了。随后我们需要培养这种良好的习惯,自觉地把自己常
用的文件夹放置在前面位置,这样当我们需要的时候也能及时的取出。长此以
往,那些不太重要的或者长久没用的资料就自然而然地排到了后面。
这种方法对于管理正在利用中的纸质资料非常的方便,但是随着资料增
多,透明文件夹也越来越多。这时候我们可以结合上一节的方法进行整理,将
那些时间比较长远或者是不经常使用的资料果断地处理掉。如果还有用处的
话,我们可以将它们扫描保存一下,然后再把纸质资料丢弃。这样我们的纸质
资料经过一定的瘦身就会占用文件夹很少的空间,我们再查找资料也不会很费
劲了
配合项目的不同,使用不同颜色的透明文件夹,就会更加清楚明了
进行中的项目资料全部放入透明文件夹中管理。扫描保存电子版,放心扔
掉许多纸质资料后,仅办公桌的抽屉和文件盒就足够应付现有的纸质资料了。
整理启示Q
透明文件夹的好处是能够一目了然地看到自己需要的文件,减少挨
个寻找的时间,可以说是非常的方便。工作中整理的技巧其实很多,只要
我们用心发现,那么我们也会把自己的工作环境整理得井井有条。希望
大家为生活多用一点儿
多一些创意,那么我们生活中的烦恼将会越来越少。



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